Business Intelligence (BI) begleitet uns schon seit geraumer Zeit – und zwar in ganz unterschiedlichen Ausprägungen. Und das Thema wird immer wichtiger und verändert sich im gleichen Maße, wie Unternehmen den Wert datengetriebener Entscheidungen erkennen.

Damals und heute

BI war in „jungen Jahren“ geprägt von teuren, komplexen Systemen, die sich auf einen bestimmten Prozess fokussiert haben, beispielsweise dem Finanzbericht am Jahresende. Diese Systeme wurden daher hauptsächlich von Mitarbeitern genutzt, die sich mit diesen Themen befassen mussten – in diesem Fall also der Chief Financial Officer (CFO) und die Finanzabteilung. Inzwischen gibt es jedoch sehr viel mehr Daten – und dazu intuitiv und einfach zu nutzende Analytics. Damit stehen Funktionalitäten für die Datenauswertung auch Fachabteilungen und Mitarbeitern außerhalb dieser Spezialistenteams zur Verfügung – und sie erfordern kaum spezielle Vorkenntnisse.

Es sollten jedoch noch andere Faktoren berücksichtigt werden. Wie bei jeder großen Veränderung ist auch bei BI das Timing eine kritische Größe. Zeitgleich zur Forderung der User nach einfacher zu bedienenden Werkzeugen und besserem Zugang zu Daten erschien die Cloud auf der Bildfläche. Diese eröffnet ganz neue Möglichkeiten, überholte Systeme und alte BI-Werkzeuge oder Datenbanken zu erneuern beziehungsweise zu ersetzen. Ein Gartner-Bericht von 2018 zeigt, dass viele Softwareanbieter komplett in die Cloud gezogen sind, bei anderen steht diese Option zumindest dann an erster Stelle, wenn es darum geht, der Software neue Funktionen hinzuzufügen.

BI scheint also bereit zu migrieren – aber wohin und wie? IT-Abteilungen und Fachanwender stehen vor der Herausforderung, die bestmöglichen Bedingungen dafür zu schaffen.

Migration = Veränderung

Computing hatte schon immer mit Migration zu tun. Die Bandbreite reicht dabei von geringfügigen Software-Upgrades bis zu umfassenden Systemänderungen. Das ist etwas, was die meisten Unternehmen nicht gut beherrschen, auch nicht diejenigen mit viel Erfahrung. Genau genommen gilt das grundsätzlich für jegliche Veränderung – aber das steht auf einem anderen Blatt. Es gibt jedoch Möglichkeiten, die Umstellung möglichst reibungslos zu gestalten.

1. Timing

Es kann unterschiedliche Gründe geben, warum die Migration in einer bestimmten Zeit vorgenommen werden soll. Es bietet sich zum Beispiel an, besonders hektische Zeiten wie zum Jahresabschluss bei der Umstellung eines Finanzsystems zu vermeiden. Aber es gibt eventuell auch Gründe, die dafür sprechen, trotz solcher Hindernisse in den nächsten Monaten damit zu starten – beispielsweise, weil ein Anbieter den Support für eine überholte Lösung einstellt. Manchmal ergibt sich der beste Zeitpunkt für die Migration eben von selbst.

2. Anforderungskatalog

Es ist entscheidend zu wissen, ob die vorhandene Hardware für das einzuführende System geeignet ist. Ist die vorhandene Hardware noch für die Migration geeignet? Stehen künftige Änderungen an, die eine Erweiterung der Rechenkapazität erforderlich machen – und lässt sich diese gleich mit umsetzen? Die Beantwortung dieser Fragen hilft, sich auf die Umstellung vorzubereiten, und stellt sicher, dass die Migration – weitgehend – zukunftssicher ist.

3. Zeitweiser Parallelbetrieb

Statt die komplette Migration in einem großen Schritt zu stemmen, ist es manchmal sinnvoll, alte und neue Systeme für eine Weile parallel laufen zu lassen. Damit verschafft man sich genügend Zeit, um einzelne Abteilungen nach und nach zu migrieren. So lassen sich die besonders heißen Phasen umgehen und gleichzeitig kann neuen Anwendern starker Support bereitgestellt werden – und das, ohne dass sich die Systemexperten zweiteilen müssen. Denn ein zuverlässiger und kompetenter Support begünstigt die Akzeptanz eines neuen Systems bei den Mitarbeitern.

4. Wissenstransfer

Im Zusammenhang mit Veränderungen kann man fast nicht zu viel kommunizieren – das haben Wissenschaftler herausgefunden. Daraus folgt, dass eine Migration von sehr viel Information begleitet werden muss. Dazu gehört auch, dass Timing und Anforderungen mit Nutzern diskutiert werden. Denn diese können bestimmte Gründe haben, warum die Umstellung zu einem bestimmten Zeitpunkt zwingend notwendig (oder unmöglich) ist, und sehr spezifische Ansprüche, die bis dato nicht bekannt waren. Der Austausch mit diesen Mitarbeitern und die Erklärung der Vorteile einer neuen Umgebung für sie sorgen dafür, dass die Umstellung reibungslos verläuft und besser akzeptiert wird.

5. Neubewertung

Migrationen sind per se disruptiv. Das birgt aber auch die Chance auf einen Neuanfang. Wenn Sie ein System erweitern oder das komplette System in die Cloud verlagern, bietet es sich an, weitere Veränderungen gleich mit zu überdenken. Denn eine Umstellung auf ein neues System bringt neue Funktionalitäten mit sich, weshalb auch die Geschäftsanforderungen auf den Prüfstand gestellt werden sollten. Zum Beispiel kann alter Content „entsorgt“ und von Grund auf neu erstellt werden, weil das neue System Anforderungen besser erfüllt oder zusätzliche Nutzungsmöglichkeiten für den Informationsempfänger schafft. Dieser hybride Ansatz bedeutet einen nicht zu unterschätzenden Vorteil, ohne zu viel zusätzliche Disruption zu verursachen.

Der primäre Fokus einer jeden Migration sollte natürlich auf den Geschäftszielen liegen. Darüber sollte aber nicht vergessen werden, dass eine solche Veränderung immer auch die Chance für Optimierung in unterschiedlichsten Bereichen bietet.