Bube, Dame, König, Ass oder die vier unterschiedlichen Arten von Anwendern die man in Datenmanagementprojekten überzeugen muss. Bube, Dame, König, Ass - Man könnte auch pokern (Excel reicht nicht).
Immer häufiger kommen Anwender in Fachbereichen zu der Erkenntnis, dass Excel als das allumfassende Werkzeug nicht mehr ausreicht. Die Gründe dafür können sehr unterschiedlich sein. Sei es, dass die Datenmengen zu groß, Abfragen zu komplex werden, Datenbereitstellungen durch die IT zu lange dauern oder regulatorische Anforderungen Transparenz und Nachvollziehbarkeit fordern.
Hier stellt sich dann die Frage: Wie kann man Anwender, die keine oder lediglich geringe IT-Kenntnisse vorweisen, von der Verwendung eines professionelles Datenmangementwerkzeuges überzeugen?
Um diese Frage vielleicht leichter beantworten zu können, sollte man versuchen, die Fachanwender auf die man in solchen Projekten trifft, in Kategorien wie Bube, Dame, König, Ass einzuteilen, um diese je nach Typ und Rolle optimal anzusprechen und an das neue Werkzeug heranzuführen.
Der Bube steht hier beispielhaft für den hochspezialisierten Fachanwender ohne IT-Know. Er arbeitet seit Jahren ausschließlich mit Excel und ist i.d.R. in Datenmanagementwerkzeugen weniger firm. Notwendige Datenaufbereitungen lässt sich der Bube von einem Kollegen(in) aus der IT bereitstellen. Diesen Anwendertyp zu überzeugen, Datenmanagementwerkzeug zu benutzen mag herausfordernd sein. Fachliche Anforderungen kann der IT-Kollege im direkten Dialog mit dem Buben mittels verständlichen Prozessflüsse abbilden. Verständnis der fachlichen Anforderungen bei der IT, schnelle Änderungen oder Anpassungen sind so möglich und vermeiden Fehler beim Umsetzen und steigern somit die Effektivität und Zufriedenheit.
Die Dame ist der ehr zögerliche Typ. Nicht fehlendes Know hindert diesen Anwender an der Verwendung von Datenmanagementwerkzeugen, sondern das fehlende Zutrauen in die eigenen Fähigkeiten selbst. Solche Arten von Anwendern identifiziert man daran, dass sie schnell in der Lage sind sich in die Entwicklung von Prozessflüssen einzudenken, neue Möglichkeiten der Aufbereitung und Auswertung erkennen, Potentiale für sich identifizieren und Neues ausprobieren. Mittelfristig ist dieser Anwendertyp, unter intensivem Coaching und Betreuung, in der Lage seine Excel-Welt zu verlassen und neue Wege zu gehen.
Der König ist der erfahrenste Anwender. Dieser Anwender kennt sich mit Datenbanken aus, hat auch selber schon mal SQL-Code geschrieben und kann in kürzester Zeit mit wenig Schulung oder Coaching professionelle Datenmanagementwerkzeuge effektiv für seine Zwecke einsetzen. Hier bedarf es wenig Aufwand um maximale Überzeugung zu generieren.
Das Ass, könnte man jetzt denken, ist der Datenbank- und SQL-Guru. Das stimmt aber so nicht ganz, denn das Ass nimmt die Rolle des Managers und Power-Sponsors in dieser Vierergruppe ein. Oft besitzen diese Arten von Anwendern durch ihre fachliche Kompetenz ein sehr starkes IT-Verständnis und können deshalb fachliche Anforderungen zur Umsetzung auch technisch detailliert erklären. In ihrer Rolle und Funktion im Unternehmen, programmieren sie aber nicht selber, sondern haben sogar eigene spezielle Mitarbeiter, außerhalb der IT, die solche Anforderungen für ihn umsetzen. Das Ass zu überzeugen ist deshalb auch eine wichtige Aufgabe, da es neben technischen Aspekten auch die strategische Sicht auf die Dinge, wie Nachvollziehbarkeit und Transparenz im Auge hat. Grundsätzlich wird sich aber auch das Ass nicht alleine gegen seine Mitarbeiter für eine Lösung entscheiden, so dass die anderen Anwender auf keinen Fall vernachlässigt werden dürfen.
Bleibt zum Schluss noch eine Anwendergruppe übrig, die in diesem Kartenspiel bisher nur am Rande aufgetaucht ist, die man aber auf keinen Fall vergessen sollte. Die 10 – hier stellvertretend dargestellt für die IT! Abhängig von der Rolle der IT in einem Unternehmen, agierend als Dienstleister für die Fachbereiche oder als strategisch aufgestellte Abteilung mit eigenem Budget, die über die Auswahl und Verwendung von Software im Unternehmen entscheidet. Auch diese 10 muss immer eingebunden werden und von den Vorteilen eines Self-Service Datenmanagement in den Fachbereichen überzeugt werden.
