Der Anspruch des Konzeptes Business Intelligence ist, Entscheidungen auf Fakten zu stellen und bessere Entscheidungen zu treffen. In den Anfangszeiten von Business Intelligence hat man dabei eine Frage vernachlässigt: Welche Fähigkeiten und Unterstützung braucht man, um erfolgreich, effektiv und effizient mit Business Intelligence-Konzepten und Werkzeugen arbeiten zu können?

Hier setzt sich die Erkenntnis durch, dass man einen kombinierten Ansatz aus organisatorischen Maßnahmen und technischen Möglichkeiten einsetzen muss, um mit Business Intelligence erfolgreich zu sein. Man setzt von diesen beiden Seiten aus an. Früher und zum Teil heute immer noch stand und steht in vielen Unternehmen die Technologie ganz vorne. BI-Lösungen wurden in der Regel von der IT ausgesucht. Nur die technologischen Aspekte und Konzepte zählten. Der Mensch als Nutzer von BI-Technologie wurde typischerweise vernachlässigt. Die Bedienbarkeit von Werkzeugen war ja – so glaubte man – in Schulungen erlernbar. Das war aber ein Irrtum und stets auch ein Grund, der viele BI-Projekte zum Scheitern brachte, denn traditionelle Business Intelligence-Werkzeuge fanden trotz intensiver Schulungen bei weitem nicht immer die notwendige Akzeptanz. Besondere Business-Analysten oder Poweruser bildeten sich heraus, die BI-Aufgaben in den Abteilungen übernahmen. Information wurde zum Luxusgut, das nicht allen Mitarbeitern zur Verfügung stand.

Um aus dieser Sackgasse herauszukommen, stellten konsequenterweise viele BI-Berater und Unternehmen jetzt den organisatorischen Ansatz ganz nach vorne und die Technologie hintenan. Das aber ist auch nicht der Weisheit letzter Schluss: Richtig ist, dass es ohne organisatorische Maßnahmen nicht geht, aber umgekehrt greifen organisatorische Maßnahmen nur dann, wenn die Mitarbeiter mitziehen. Dazu ist Akzeptanz notwendig, aber eine Begeisterung der Mitarbeiter noch besser. Zur Begeisterung der Mitarbeiter kann und sollte Technologie beitragen. Daher ist auch die Technologie ein kritischer Erfolgsfaktor von Business Intelligence, besonders auch um den wahren Wert und Nutzen von Information zu erfahren. Organisatorische und technische Aspekte von Business Intelligence müssen daher ausgewogen werden, auf beide kommt es an.

Zur Begeisterung der Mitarbeiter gehört eine technologisch perfekte Unterstützung der organisatorischen Maßnahmen. Im Zeitalter von sozialen Netzen, Smartphones und Tablet-Rechnern muss die Bedienbarkeit aller Werkzeuge der Business Intelligence einfach stimmen. Da die Informationsbedürfnisse im Rahmen der BI-Governance über die jeweilige Rolle der Mitarbeiter bestimmt wird, müssen hier Organisation und Technologie Hand in Hand gehen. Die Werkzeuge müssen also nicht nur die notwendige Ergonomie bieten, sondern auch den Rollen entsprechend eingerichtet werden können. So wird eine BI-Governance nicht als einengendes Regelwerk empfunden, sondern von allen Mitarbeitern auch gelebt. Mit einem einfachen, intuitiven und visuellen Bedienen der Werkzeuge entsprechend seiner Rolle schwinden Berührungsängste, werden Barrieren abgebaut und die notwendige Begeisterung aufgebaut. Das schafft Motivation: So erreicht man das Ziel von Governance, ein regelkonformes Management und Verhalten aller Mitarbeiter in Business Intelligence.

Eine geeignete Technologie schafft neben guter Bedienbarkeit und Automation von Arbeitsschritten auch eine Autonomie von der IT: Man kann im Rahmen der Business Intelligence-Governance aufgrund der Ergonomie der Werkzeuge viele Aufgaben in der Fachabteilung selbständig lösen. Hier spricht man heute von Selbstbedienungs-BI (Self-Service BI), ein Ansatz, der Technologie mit Organisation zusammenbringt.

Gemäß Imhoff/White sollte Self-Service BI vier Zielsetzungen verfolgen: leichter Zugang zu Daten zur Berichtserstellung und Analyse, benutzerfreundliche BI- und Analyse-Werkzeuge, einfache und anpassbare Oberflächen der Werkzeuge und Data Warehouse-Technologien, die schnell bereitgestellt werden können wie Appliances und Cloud-basierte Systeme.

Aber Self-Service BI ist nicht unbedingt ein Selbstläufer. Als erstes wird man feststellen, dass man den Trainingsaufwand völlig unterschätzt hat, denn gute Werkzeuge und leichter Zugang zu Daten ist nicht alles: Self-Service BI beginnt in den Köpfen der Mitarbeiter. Wenn das nicht der Fall ist, dann landet man in einem Berichts-Chaos, erreicht eine totale Verwirrung unter den Nutzern und hat dann möglicherweise einen höheren Supportaufwand als in der traditionellen BI, wenn die IT Berichte baut und Daten analysiert.

Die Einführung von Self-Service BI sollte deshalb als ein Programm aufgesetzt werden. Als erstes gilt es festzustellen, was die unterschiedlichen Anforderungen an Self-Service BI im Unternehmen sind: Wer sind die Nutzer und welche Art von Selbstbedienung wollen sie wirklich haben? Beispielsweise werden Technologie-affine Nutzer die Konzepte von Self-Service BI schnell verstehen und umsetzen können, während gelegentliche Nutzer schon zufrieden sind, wenn sie per Selbstbedienung Parameter in einem Bericht ändern können, um alternative Sichten auf Daten zu erhalten.

Ein kritischer Erfolgsfaktor ist, wie schon gesagt, die Governance, auch wenn die IT teilweise die Kontrolle über die Datenanalyseprozesse abgibt. Aber genau deshalb erfordert Self-Service BI eine enge Zusammenarbeit von Fachabteilungen und IT. Die Daten-Definitionen für die wichtigsten Performance Metriken müssen kommuniziert werden, so dass Berichte und Analysen konsistent bleiben. IT- und Fachabteilungs-Manager sollten im Rahmen der Governance die Nutzung von Self-Service Software kontinuierlich aufzeichnen, um eventuelle Konflikte mit Compliance zu entdecken und zu korrigieren oder um Abfragen rechtzeitig zu stoppen, die das ganze BI-System lahm legen könnten.

Ein weiterer kritischer Erfolgsfaktor sind wiederverwendbare Bausteine in der Self-Service-BI-Umgebung. So sollten BI-Entwickler vordefinierte, nicht änderbare Performance-Metriken programmieren. BI-Manager sollten Start-Bibliotheken mit Berichts-Mustern und Standard-Analyseroutinen schaffen, so dass die Self-Service BI-Nutzer nur noch auswählen und kombinieren müssen. Die IT sollte bei der Einführung von Self-Service BI hier nicht zu wenig investieren: Das schafft die notwendige Standardisierung und macht alles erheblich leichter.

Schließlich ist Kollaboration in den BI-Teams ein weiterer kritischer Erfolgsfaktor. Das sollte durch kollaborative Werkzeuge in den Self-Service BI-Systemen unterstützt werden. Dazu gehören die Möglichkeiten Annotationen und Kommentare zu Berichten und Analyseergebnissen einzugeben, Berichte und Dashboards zu bewerten, mittels Chat-Funktionalität Berichte und andere Ergebnisse anzupreisen, um mit Kollegen gemeinsam zu nutzen und andere.

So kann Business Intelligence zu einer Selbstverständlichkeit im Tagesgeschäft werden. So steigt die Effizienz der Mitarbeiter. Sie können sich wieder voll auf ihre fachlichen Tätigkeiten konzentrieren, da die Technologie sie geeignet unterstützt und nicht mehr Selbstzweck ist. Umgekehrt wird durch die höhere Autonomie der Fachabteilung in Sachen Business Intelligence auch die IT von Routineaufgaben entlastet. Die Governance gibt hier eine bessere und klar definierte Arbeitsteilung zwischen IT und Fachabteilung vor, die sich aufgrund der nutzerfreundlichen Eigenschaften der Werkzeuge auch so umsetzen lassen. So entspannt sich in vielen Fällen das Verhältnis zwischen IT und Fachabteilungen.

Mit den besten Grüßen aus Annecy / Haute Savoie

Dr. Wolfgang Martin

 

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Dieser Beitrag ist zuerst erschienen im Newsletter (Ausgabe 96) des Teams Dr. Wolfgang Martin. An dieser Stelle wollen wir Ihnen diesen Newsletter auch direkt wärmstens empfehlen.  Hier geht es zur Anmeldung: http://drmartin.dbxl.de/anmeldung.asp
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