In den vorangegangenen Artikeln von Stefan Herzog und Julia Maurer wurde bereits dargestellt, wie agile Methoden in einer Vertriebsorganisation erfolgreich angewendet werden können und welche Rollen es gibt. In diesem Beitrag geht es darum, wie die agile Arbeitsweise bestmöglich durch Prozesse und Tools unterstützt werden kann.
Auch agiles Arbeiten benötigt ein strukturiertes Vorgehen
Zu Beginn des agilen Arbeitens ist es entscheidend, alle relevanten Personen zu informieren und bestmöglich einzubinden. Dabei ist es genauso wichtig, das Team von den Vorteilen der Arbeitsweise zu überzeugen, wie die Rückendeckung der Stakeholder einzuholen. In einem Kickoff-Meeting lernt sich das Team kennen und bekommt durch den Agile Coach eine Einführung in die agile Arbeitsweise. Außerdem gibt der Product Owner einen Überblick über die Ziele und Rahmenbedingungen des Projekts.
Im nächsten Schritt bereitet der Product Owner das Backlog vor, stellt also eine Liste der zu erledigenden Aufgaben auf und bringt diese möglichst bereits nach Priorität in eine Reihenfolge. Eine Besonderheit beim agilen Arbeiten im Vergleich zum Wasserfallmodell liegt hier darin, dass diese initialen Aufgaben ganz verschiedene Granularitätslevel haben können. Manche Aufgaben sind bereits gut bekannt, andere nur grobe Stichpunkte und einige Aufgaben fehlen noch komplett und werden erst im Laufe des Projekts als Konsequenz aus den Zwischenergebnissen erstellt.
Je nachdem, in welchem Kontext das agile Vorgehen angewendet wird, gibt es Frameworks, die bei der Erstellung des Backlogs unterstützen können. Geht es um vertriebliche Arbeit, sei hier beispielhaft die NUTCASE-Analyse genannt. Diese analysiert den Status einer Vertriebssituation anhand von 7 Kategorien (Need, Unique, Timing, Cash, Authority, Solution, Enemies). In Kombination mit einer Zielkundenliste lässt sich daraus sehr strukturiert ein Backlog ableiten.
Dieses Backlog bildet nun die Grundlage für das erste Planungs-Meeting. Dabei geht das Team gemeinsam durch das Backlog, verfeinert unpräzise Aufgaben, ergänzt Teilaufgaben und entscheidet, wer welche Aufgaben übernimmt. Idealerweise sollten dabei nur so viele Aufgaben ausgewählt werden, wie einem Bearbeitungszyklus, dem so genannten Sprint, vollständig abgearbeitet werden können.
Während eines Sprints, der typischerweise zwei Wochen dauert, trifft sich das Team zu regelmäßigen, kurzen Abstimmungsterminen, den so genannten Stand-Up-Meetings. Eine Abstimmungsfrequenz von zwei Terminen à 15 Minuten pro Woche hat sich für Projekte mit hoher Priorität, in denen Teammitglieder mit mindestens 30-50% ihrer Arbeitszeit arbeiten, als passend erwiesen. Stellt sich heraus, dass es aufgrund von Ressourcenengpässen zwischen zwei Stand-Ups keinen signifikanten Fortschritt gibt, sollte die Situation an die Stakeholder eskaliert und gegebenenfalls in Abstimmung mit diesen die Meetingfrequenz reduziert werden.
In jedem Stand-Up-Meeting berichten die Teammitglieder kurz über den Stand ihrer Arbeit, ihre nächsten Schritte, und ob es Hindernisse oder Abhängigkeiten gibt, die aufgelöst werden müssen. Es müssen nicht immer neue Tools sein.
Agiles Arbeiten mit Microsoft Teams
Um die Hürden für agiles Arbeiten in einer Vertriebsorganisation möglichst gering zu halten, sollte ein Tool verwendet werden, das im Unternehmen bereits im Einsatz und an die zentrale Benutzerverwaltung angebunden ist. In vielen Unternehmen ist Microsoft Office 365 im Einsatz. Diese Produktsuite bietet mit Microsoft Teams bereits eine Kollaborationsplattform an. Hier ist eine Vielzahl von Tools integriert, unter anderem "Tasks by Planner and To Do".
Tasks by Planner and To Do
Die Funktion "Tasks by Planner and To Do" ermöglicht es, unkompliziert ein Board, vergleichbar mit einem Kanban-Board, zu erstellen, auf dem alle Aufgaben, die im Rahmen eines Projekts erledigt werden sollen, in Form von Kärtchen abgebildet werden.
Diese sind in Spalten angeordnet, deren Namen frei gewählt werden können. Neue Spalten können jederzeit hinzugefügt und die Spalten per Drag & Drop umsortiert werden. Innerhalb der Spalten sind die Kärtchen per Default chronologisch sortiert (neue Kärtchen werden oben angefügt), können aber auch per Drag and Drop manuell sortiert werden. Jedes Kärtchen steht für eine Aufgabe und kann neben dem Namen und den zugeordneten Personen mit verschiedenen Eigenschaften versehen werden. Dazu gehören ein Fälligkeitsdatum, das auch im zugehörigen Kalender angezeigt werden kann, ein Eintrag für den Fortschritt, zur Priorität, Notizen und eine Checkliste von Teilaufgaben. Mit verschiedenfarbigen Labels, die selbst definiert werden können, kann eine weitere Strukturierungsebene geschaffen werden.
Kommentare werden mit Benutzer und Zeitstempel angelegt und lösen eine Emailbenachrichtigung an das zugehörige Team aus. Das gesamte Board kann nach Fälligkeitsdatum, Priorität, Label, Spalte und zugeordneten Personen gefiltert werden.
Eine Sicht auf alle Aufgaben für einen Mitarbeiter
Mitarbeiter haben stets die Möglichkeit, ein Board nach den ihnen zugewiesenen Aufgaben zu filtern. Sind sie in mehreren Projekten involviert, bietet ihnen MS Teams darüber hinaus mit "My tasks" eine Sicht an, die sämtliche ihnen zugeordneten Ausgaben aus allen Projekten und verschiedenen Boards auf einen Blick anzeigt.
Überblick für Agile Coaches
Für Agile Coaches und Stakeholder gibt es die Möglichkeit, einen Überblick zum Projektstatus im Bereich "Charts" zu gewinnen. Hier wird beispielsweise die Anzahl der Tasks pro Mitarbeiter, pro Fortschrittsgrad oder pro Kategorie dargestellt. Darüber hinaus werden alle eingetragenen Zeiträume oder Fälligkeitsdaten im Kalender angezeigt.
Die Hürde ist niedrig
Wenn es in der Organisation noch keine Erfahrungen mit "Tasks by Planner and To Do" gibt, bietet es sich an, eine kurze Einführung für diejenigen Mitarbeiter anzubieten, die das Tool besonders intensiv nutzen, also insbesondere die Product Owner und Agile Coaches. Die grundlegenden Funktionalitäten sind aber selbsterklärend, sodass viele Nutzer bereits intuitiv zurechtkommen. Dadurch kann man auf Schulungen, die für komplexere Tools aus dem Bereich Softwareentwicklung häufig notwendig sind, weitgehend verzichten. Gerade wenn Microsoft Teams im Unternehmen bereits für andere Zwecke genutzt wird, sind viele Funktionalitäten und das Interface bereits bei den Mitarbeitern bekannt. Das Tool ist nicht auf bestimmte Anwendungsgebiete oder Prozesse eingeschränkt, sondern kann ganz flexibel genutzt werden. Agiles Arbeiten ist auch außerhalb der Softwareentwicklung häufig sinnvoll, wenn die Werte stimmen
Bei SAS wenden wir nun schon seit fast einem Jahr agile Vorgehensweisen auf Vertriebssituationen an. Mit Blick auf die Werte des Scrum-Frameworks erkennt man schnell, warum diese Arbeitsweise so gut passt: Ein wichtiger Wert aus Scrum ist der Fokus, den man in der vertrieblichen Arbeit dringend benötigt, um zum Abschluss zu kommen. Fokus hilft dabei, das Ziel stehts vor Augen zu behalten und unterstützt bei der Priorisierung von Aktivitäten.
Ebenso benötigt man Commitment bzw. Engagement, also eine gewisse Entschlossenheit, um nicht beim ersten Hindernis aufzugeben, sondern stets weiter auf das Ziel zuzusteuern. Respekt und Offenheit sollten in jedem Team und im Umgang mit Kunden selbstverständlich sein. Die agile Arbeitsweise erzwingt allerdings eine hohe Transparenz, die letztlich auch mit mehr Offenheit einhergeht. Und in einigen Situationen ist auch im Vertrieb Mut gefragt, zum Beispiel wenn es darum geht, neue Wege einzuschlagen oder den offenen Austausch mit dem Kunden zu suchen. Somit lassen sich sämtliche Werte aus Scrum auch in Vertriebsorganisationen anwenden und durch agiles Arbeiten vorleben.
Bildquelle: Agile Coach Academy
Kontakt: Wenn Sie mehr über unsere Erfahrungen beim agilen Arbeiten wissen möchten oder Fragen zur Nutzung von MS Teams "Tasks by Planner and To Do" haben, kontaktieren Sie mich gerne unter sonja.haux@sas.com.
