Geht es Ihnen nicht auch so? Ich liebe Excel!

Von „Mal schnell was ausrechnen…“ bis  zur Gewinn- und Verlustrechnung für die Steuererklärung ein rundum gelungenes Programm, bei dem man komplexe Formeln direkt da hin schreiben kann, wo sie berechnet werden und man sogar noch genügend Formatierungsmöglichkeiten hat, um nachher was Vernünftiges auszudrucken.

So ist es kein Wunder, dass Excel - und überhaupt die Microsoft Office Produkte – in den letzten Jahrzehnten einen geradezu unglaublichen Siegeszug angetreten haben und das nicht nur im privaten Bereich.

Leider wird vor allem Excel auch für Anwendungen missbraucht, die es eigentlich gar nicht gut kann. Weil es eben so einfach und auch verhältnismäßig kostengünstig und nahezu immer verfügbar ist, versucht man es oft analog einer Datenbank oder eines Data Warehouse einzusetzen. Da gibt es schon mal Excel-Arbeitsmappen mit 30 Tabellen, die mit bis zu 50 anderen Arbeitsmappen über Formelbezüge in den Tabellen verknüpft sind (Das glauben Sie nicht? Bei meinem Ex-Arbeitgeber war das an der Tagesordnung. Das Jammern war immer dann groß, wenn es von IT-Seite z.B. darum ging, einen Laufwerksbuchstaben eines Netzlaufwerks zu ändern, weil das unter Umständen bedeutet hätte, dass nichts mehr funktioniert!).

Niemand würde zu einem professionellen Designer sagen, dass er seine 3D-Graphiken doch zukünftig mit Microsoft Paint machen soll. Doch für die Controller oder Datenanalysten dieser Welt, ist Excel eben oft das Mittel der Wahl. Was aber, wenn die Dateigröße der zu analysierenden Daten 65000 Zeilen oder neuerdings eine Million Zeilen überschreitet? Dann ist Excel am Ende und auch der große Bruder für kleine Datenbanken Microsoft Access hat seine natürlichen Grenzen bei der Auswertung wirklich großer Datenmengen.

Ein Experte für die Analyse großer Datenmengen muss also her. Da denke ich als alter SASler natürlich sofort an SAS. Man könnte den Mitarbeitern im Controlling doch den Enterprise Guide zur Verfügung stellen. Im direkten Zugriff auf Datenbanken oder große SAS-Dateien kann mit dem Enterprise Guide die volle analytische Kompetenz von SAS ausgeschöpft werden. Von der Kreuztabelle bis hin zur ARIMA-Prognose ist alles möglich.

Ein sehr geschätzter Kollege von mir bezeichnet den Enterprise Guide mit Recht als das „Schweizer Offiziersmesser“ von SAS. Von Datenintegration bis Reporting  ist alles drin im Enterprise Guide. Aber der Enterprise Guide wäre halt für den excelerprobten und erfahrenen Controller ein neues Tool, in das er sich erst mal einarbeiten müsste. Im  Vergleich zu Excel ist die Ansicht der Daten und die Abfrage derselben beim Enterprise Guide entkoppelt, d.h. man  hat nicht alles auf einen Blick, wie bei Excel, sondern muss erst mal eine Abfrage erstellen und kann sich nach deren Ausführung dann das Ergebnis ansehen.

Was also, wenn so ein Controller oder Datenanalyst nun mal gerne mit Excel arbeitet, weil er sich an die Arbeitsweise gewöhnt hat. Was, wenn er oder sie schon eine Menge aufbereitete Auswertungen in Form von Excel-Tabellen hat, die nur monatlich aktualisiert werden müssen?

Wir befnden uns also in einer Zwickmühle zwischen Anschlussfähigkeit an das gewohnte und altbewährte Arbeiten und die Herausforderung durch immer größer und unübersichtlicher werdende Datengrundlagen, die mit Office nicht mehr zu bewältigen sind.

An dieser Stelle kommt das SAS Add-In für Microsoft Office ins Spiel. Die bekannten Grenzen von Office werden aufgebrochen, ohne dass man Office verlassen muss. Wie das geht? Mit der SAS Plattform for Business Analytics kann man die Office-Produkte in die Welt von SAS einbinden. So wird es z.B. möglich, beliebig große SAS- oder Datenbankdateien direkt in Excel zu öffnen oder mit Hilfe von Excel-Pivottabellen zu analysieren. SAS OLAP-Würfel lassen sich ebenfalls auf diese Art in Excel öffnen. Anwendungsroutinen und Graphiken, die man aus dem SAS Enterprise Guide kennt, sind direkt in Word, Excel oder PowerPoint eingebunden und können wahlweise als Datengrundlage SAS-Dateien oder ein Excel-Tabellenblatt bzw. einen Bereich daraus nutzen.

Mit Data Writeback ist es sogar möglich, SAS-Dateien mit Excel zu editieren und die Veränderungen in die SAS-Datei zurück zu schrieben.

Aber die mit Abstand effektivste Möglichkeit SAS mit Office zu kombinieren, sind sogenannte Stored Processes.

Hier wird die Datenverdichtung (Filtern, Gruppieren, Summieren, usw.) von einem erfahrenen SAS-Programmierer oder Enterprise Guide Power User  im klassischen SAS oder im Enterprise Guide vorgenommen und das so entstandene SAS-Programm dynamisch in Form eines Buttons in Office eingebunden. Der Office User muss den Stored Process dann nur noch ausführen, hat eventuell noch die Möglichkeit bestimmte Parameter, wie Datumsbereich oder Analysemethode selbst auszuwählen und kann dann die erzeugten Ergebnisse in Office weiternutzen. Häufige Einsatzbeispiele hierfür sind, dass Controller sich zunächst die gruppierten und summierten Daten aus einer SAS-Tabelle mit Hilfe eines Stored Processes nach Excel holen und dann mit Hilfe von Excel-Funktionen wie SVERWEIS oder WVERWEIS für weitere Analyses in Excel nutzen. Gerne genutzt wird auch die Möglichkeit, sich komplexe SAS Graphiken, wie beispielsweise Oberflächenplots, Box-and-Whisker-Diagramme oder Kartengraphiken mit Hilfe eines Stored Processes direkt in PowerPoint erzeugen zu lassen.

Ein eindrucksvolles Beispiel, wie so etwas in der Praxis aussehen kann, gab es in meinem Webinar@Lunchtime "Fabelhafte SAS Stored Processes am 25. Januar 2013. Das haben Sie verpasst? Sehr schade! Wenn Sie möchten, können Sie sich hier das PDF herunterladen und demnächst sicher auch das Video noch einmal anschauen:

http://www.sas.com/offices/europe/germany/services/training/lunchtime.html

Abschließend kann man sagen, dass die Kombination von SAS und Office eine hochexplosive Mischung ist, wie auch dieses Video hier zeigt:

https://www.youtube.com/watch?v=ri4aQzkia6Y