Articolo tradotto e integrato dal post originale di Laurent Colombant

In una recente survey della società di consulenza PWC è stato stimato che le frodi nei processi di procurement erano il secondo crimine economico più denunciato a livello mondiale. Si tratta di un termine ampio, che comprende di tutto, dalla manipolazione delle offerte alla collusione tra fornitori, dalla doppia fatturazione alle truffe sui rimborsi spese. In poche parole, però, è quello che succede quando i dipendenti o la rete di fornitori manipolano i registri contabili a loro vantaggio: a esserne colpite sono attività di tutti i tipi.

Se il fenomeno è così comune, si potrebbe pensare che nelle aziende siano altrettanto diffuse misure di prevenzione adeguate e sistemi di controllo, ma in realtà siamo ben lungi da tutto ciò. L’analisi di PWC è ancora valida nel 2019. Ogni anno, le frodi nei processi di procurement drenano milioni all'economia globale semplicemente perché le vittime non riescono ad affrontarle.

Non ne è immune nemmeno il nostro Paese. 3GEM Research & Insight ci rivela che l’appropriazione indebita, la collusione tra fornitori e la collusione tra dipendenti e fornitori sono tra le voci più citate di casi di frode in ambito procurement. Ma il dato più significativo, e per certi versi più allarmante, è che il 17% del campione intervistato non è a conoscenza del danno economico causato. Come è possibile?

Una minaccia sottovalutata dalle imprese

Molte industrie negano la reale portata delle frodi negli approvvigionamenti o sono restie a esaminarne adeguatamente i rischi. Spesso non ne comprendono le motivazioni. Un’attività fraudolenta può essere una forma di vendetta, o più semplicemente un furto, e alcuni potrebbero non voler indagare troppo a fondo all'interno della propria organizzazione per capire ciò che sta accadendo.

O forse, anche se trovasse prove evidenti, la maggior parte delle aziende non saprebbe come affrontare il problema. Come si individuano quindi ‘gli abusi di fiducia’ nel business di tutti i giorni? E come distinguere tra frode e incompetenza?

A questo si aggiungono a volte motivazioni personali. Le aziende devono tenere gli occhi aperti per sventare molto di più di un furto palese: devono rendersi conto che potrebbero esserci dipendenti scontenti e ad alto rischio alla ricerca di un modo per colpire l'azienda, oppure - minaccia più insidiosa - alcuni membri del team, gentili e ben educati, potrebbero scoprire inavvertitamente una scappatoia o un punto debole nella catena di approvazione e lasciarsi solleticare dalla prospettiva di gonfiare un po’ le proprie entrate. Per non parlare del fornitore disonesto che ha trovato il modo di aumentare i prezzi, incassare fatture doppie o non consegnare la merce senza essere notato. O, ancora, di situazioni collusive tra dipendenti e fornitori.

La fiducia è il requisito essenziale per poter intraprendere redditizie collaborazioni di affari, è quindi importante preservare da un lato il senso di indipendenza del personale e allo stesso tempo mettere in atto controlli ragionevoli per individuare e prevenire eventuali frodi o, più semplicemente, errori di processo.

Migliorare i sistemi di prevenzione delle frodi

Attualmente, troppe aziende si affidano semplicemente (e a volte esclusivamente) a controlli manuali troppo lenti e rigidi per essere efficaci e tenere il passo con la continua evoluzione delle frodi. L'approccio manuale è vulnerabile agli abusi e all'inganno.

Il problema è molto più grande di quanto spesso le aziende si aspettano per via di una serie di fattori complessi, tra cui timori per la propria reputazione, scarsa conoscenza dell'argomento e tecnologie insufficienti. Molte aziende inoltre rifiutano l’evidenza o semplicemente non si accorgono dei pericoli che questo tipo di frode presenta. Quindi, la domanda è: come possono le aziende combattere un problema di cui difficilmente verranno a conoscenza se non dopo che si è verificato, a volte con un impatto significativo? Scoprire le incognite 'ignote' può rivelarsi una sfida, ma impedire il verificarsi di una frode è una sfida ancora più ardua se non si ha il giusto approccio e strumenti di controllo efficaci.

Il rilevamento continuo basato sui dati è il modo migliore per combattere le frodi e individuare errori e violazioni dei processi. Permette infatti alle aziende di prevenire le frodi invece di scoprirle a posteriori. L'analisi limita i costi, fa risparmiare tempo e previene le perdite.

Per rendere ancora più efficaci le iniziative antifrode, includere gli advanced analytics e le tecniche di machine learning nei propri processi è il passo successivo.

Applicando l'analisi predittiva e gli strumenti basati sull'Intelligenza Artificiale a grandi moli di dati (siano essi informazioni sui fornitori, sui dipendenti o sulle transazioni), si possono individuare modelli e anomalie con maggiore precisione e granularità e quindi far emergere rapidamente per esempio richieste di rimborso false e trasferimenti sospetti. Le tecniche di machine learning possono inoltre contribuire a ridurre i falsi positivi, poiché gli algoritmi di autoapprendimento diventano più precisi nell'individuare le frodi quanto più sono addestrati.

Investire oggi per risparmiare domani

L'adozione di queste tecnologie richiede un investimento iniziale, ma può portare in poco tempo a risparmi maggiori grazie all'individuazione e alla prevenzione delle frodi. Se volessimo fare l’esempio della sicurezza informatica, nessuno decide di non acquistare software antivirus a causa del costo di avvio: i vantaggi superano di gran lunga la spesa. Lo stesso vale per le frodi negli approvvigionamenti.

Ciò che le aziende non vedono può renderle vulnerabili. Fino a quando non adotteranno un approccio integrato e basato sui dati, si continueranno a perdere ingenti risorse economiche a causa di questo tipo di frodi. Le aziende devono essere in grado di individuare errori e frodi in qualsiasi punto del ciclo dell’approvvigionamento, dall'offerta all'esecuzione del contratto. L'analisi è la chiave per realizzare tutto questo.

Abbiamo appena completato una ricerca esaustiva su come le aziende siano attualmente organizzate per combattere le frodi negli approvvigionamenti: 850 business leader dei dipartimenti Finance, Procurement, Internal Audit, Compliance and Ethics a livello EMEA hanno condiviso le loro opinioni ed esperienze. Leggi il report conclusivo per saperne di più e per scoprire i vari modi in cui le organizzazioni cercano di riconoscere e affrontare il problema.

Fino a quando le aziende non adotteranno un approccio integrato e basato sui dati, si continueranno a perdere ingenti risorse economiche a causa di questo tipo di frodi Click To Tweet