- Et pip om analogier mellem bilkørsel og optimering af indkøb i offentlige organisationer
Dit svar på dette spørgsmål vil formodentlig være et klart ”Nej! Selvfølgelig ikke!”… Eller måske har du prøvet et par sekunder – i et momentant anfald af ungdommelig kækhed på en tom strand ved Blokhus? Men ellers er det jo ikke noget, du gør.
Når du kører bil, er det som regel med en målsætning. Du vil gerne ankomme på et bestemt sted til et bestemt tidspunkt: Nå frem til brylluppet i Århus Domkirke kl. 11:55, møde rettidigt på arbejdet kl. 8:30 eller ankomme til fødeafdelingen på Skejby Sygehus i tide.
For at du kan nå dit mål har du brug for en plan og løbende opdaterede fakta på vejen mod målet. Fakta om vejens beskaffenhed, medtrafikanternes adfærd, vejrliget, bilens tilstand – f.eks. benzinstand og olietryk – og gerne et GPS-input, der fortæller dig, hvor du er lige nu, hvad der er den optimale rute og dit forventede ankomsttidspunkt.
Med lukkede øjne er sandsynligheden for, at du når målet lig nul. Hvis vigtige input og ”fakta” mangler, eller hvis de er svært fejlbehæftede, løber du ind i store problemer!
De samme principper er gældende, hvis du har ansvaret for at styre forretningsprocesser i f.eks. en offentlig organisation. I de sidste 5 år har jeg som forretningskonsulent arbejdet med at optimere indkøbsområdet i den offentlige sektor og ved af erfaring, at 3 simple forhold ALTID skal være opfyldt for at opnå succes
A. Målsætning og plan skal være på plads
En målsætning, jeg personligt kender fra offentlige institutioner, er denne: ”Vi skal spare 3% på vores indkøbsbudget i 2014.” En typisk plan knyttet til denne målsætning kunne være: ”Vi skal øge organisationens anvendelse af indkøbsaftalerne (aftaleloyaliteten) fra de nuværende 40% til 70% i løbet af 2014.”
Bilanalogien: Jeg skal være i Nyborg kl. 12:00 til et vigtigt kundemøde – jeg vælger at tage bilen frem for toget, da der er godt kørevejr.
B. Fakta og data sikrer, at du navigerer korrekt
For at føre planen ud i livet skal der være adgang til relevant viden og relevante fakta: Skal aftaleloyaliteten øges, skal man i første omgang kunne måle den korrekt (og være enige om, hvordan man måler den) – hvilket ikke er nogen simpel sag. Dernæst kræves fakta, der fortæller, hvor man skal fokusere for mest effektivt at øge aftaleloyaliteten. Et stærkt forenklet eksempel:”Vi har p.t. lavest aftaleloyalitet på varegruppen kontorartikler, især på skoleområdet.”
Bilanalogien: Jeg får brug for min GPS, da det er første gang, jeg er i Nyborg, og da der er problemer med vejarbejde ved Vejle og på Fyn.
C. Handling er forudsætningen for at nå målet
Når vi nu har en målsætning, en plan og de nødvendige fakta, mangler vi blot handlingen. I dette tilfælde at afsætte ressourcer til kommunikative indsatser og løbende opfølgning for at sikre, at skoleområdet ændrer adfærd.
Bilanalogien: Jeg starter bilen, tanker den, fravælger E45 syd for Vejle på grund af trafik og undviger med nød og næppe spøgelsesbilisten på Lillebæltsbroen.
Desværre sker det tit det i offentlige projekter, at et af de tre elementer svigter. At projekter påbegyndes uden klare målsætninger, at projekter forsøges styret uden adgang til de relevante fakta undervejs, eller at projekter igangsættes uden allokering af de fornødne ressourcer.
Formlen for succes, uanset om det drejer sig om offentlige indkøbsprojekter eller bilkørsel, er simpel:
SUCCES = A × B × C
